Заслужава ли си инвестицията в софтуер за оптимизация на маршрути?

Клиентите очакват все по-бързи и точни доставки. Всяка пропиляна минута струва пари. Много често от софтуерът ви за оптимизация на маршрути зависи дали доставките ви ще вървят гладко, или ежедневно ще генерирате "празни" километри.

Решението да инвестирате в такава технология обаче не е само оперативно. То е и стратегическа стъпка към по-устойчив бизнес, по-лоялни клиенти и дългосрочен растеж.

Но как да измерим тези ползи в числа? Заслужава ли си инвестицията в софтуер за оптимизация на маршрутите? В тази статия ще научите как сами да пресмятате възвращаемостта от такава инвестиция.

Какво ще научите:

• Как работи софтуерът за оптимизация на маршрути
• Какво е нужно за изчисляването на възвръщаемостта на инвестицията
  • Изчислете разходите си
  • Запознайте се с потенциалните спестявания
  • Задайте правилно очакванията за вашия бизнес
• Как да изчислите възвръщаемостта на инвестицията в софтуера за оптимизация на маршрути
  • Формулата за възвръщаемост на инвестицията
  • Пример за изчисляване на възвръщаемостта на инвестицията
  • Помислете за нематериалните ползи
• Как да увеличите възвръщаемостта на инвестицията в софтуера за оптимизация на маршрути
• Как да изберете подходящия софтуер за оптимизация на маршрути
• Как Ufleet може да ви донесе по-висока възвръщаемост на инвестицията

Как работи софтуерът за оптимизация на маршрути

Софтуерът за оптимизация на маршрутите определя най-ефективната поредност на определен брой доставки. За разлика от GPS навигационните системи, които предоставят пътя от точка до точка, системите за оптимизация на маршрути вземат предвид различни фактори, включително времеви диапазони за доставка, капацитет на превозното средство, приоритет на клиента, тегло, обем и др.

Процесът включва три основни стъпки:

• Въвеждане на данни: Въвеждате ключови данни – адрес за доставка, диапазон на доставка, типове и товароносимост на превозните средства, опитност на шофьорите.
• Оптимизация: Системата изчислява оптималния маршрут за всяко превозно средство.
• Изпълнение: Шофьорите получават оптимизираните маршрути в мобилното приложение.

Софтуерът за оптимизация на маршрути носи редица ползи за бизнеса. Най-важните са по-ниските разходи за доставка в следствие на оптимално използване на шофьори и автопарк и увеличени продажби в следствие на по-доволните клиенти.

Изглед от диспечерски модул на Ufleet

Какво е нужно за изчисляването на възвръщаемостта на инвестицията

Изчисляването на възвръщаемостта на инвестицията в софтуера за оптимизация на маршрутите е от съществено значение за разбирането на неговата стойност за вашия бизнес. За да го направите правилно, първо трябва да предприемете няколко стъпки:

Стъпка 1: Изчислете разходите си

Обикновено разходите за доставка включват:

• Разходи за автопарк: Лизинг, застраховка и поддръжка на вашите превозни средства за доставка.
• Разходи за гориво: Зависят пряко от пробега, разхода на гориво и цените на горивата.
• Заплати: Това включва шофьори и офис персонал като диспечери, складови работници, отдел обслужване на клиенти и др.

Няколко допълнителни бележки, които трябва да се имат предвид тук:

• Докато част от тези разходи са фиксирани (като заплати, застраховка, лизинг), други се променят (разход на гориво, цени на горива, пробег).
• Може да изпитате сезонни колебания в обема на доставките, което може значително да повлияе на разходите.
• Обработването на върнати и пропуснатите доставки създава допълнителни разходи за гориво и време за повторна доставка и административна обработка. Например ако стойността на една доставка е условно 100, при повторен опит за доставка тя вече струва 125 поради сътресенията в процеса, които е създала.

Важен момент: Изчислете средната цена на доставка

Средна цена на доставка = Общи разходи за доставка ÷ Брой доставки

Средната цена на доставка (наричана още цена за обслужване) показва колко реално ви струва всяка доставка до клиента и дали маржовете ви позволяват безплатна доставка. По-напредналите решения като Ufleet, могат да изчислят тези разходи точно – дори за всяка отделна доставка.

Стъпка 2: Оценете потенциалните спестявания

Потенциалните спестявания от внедряването на система за управление на доставките могат да бъдат значителни. Знанието колко можете да спестите ще ви помогне да зададете реалистични очаквания. Освен това ще ви помогне да базирате инвестиционното си решение на изчисления, вместо на интуиция.

Ключовите области, от които можете да очаквате спестявания:

• До 70% при планиране на маршрути: Автоматизираното планиране на маршрутите е мястото, където софтуерът за оптимизация на маршрути има най-голямо въздействие - той превръща часовете на диспечерска работа в минути с далеч по-добро качество на маршрута.
• До 20% от пробега и работното време на шофьорите: Оптимизирането на маршрута води до намаляване на ненужния пробег и уплътнява работното време на шофьорите. Намаленият пробег също пряко влияе върху разхода на гориво и амортизацията на автомобила.
• До 10% в поведението на шофьора: С оптимизирани маршрути шофьорите могат да извършат повече доставки за по-малко време. Освен това проследяването в реално време насърчава по-отговорно поведение на шофьора и намалява "празните" километри. Това означава до 10% по-малко пробег и време за шофьора.
• До 20% в комуникацията: Шофьорите и диспечерите могат да прекарват много по-малко време на телефона. Това се дължи на актуализациите в реално време и по-доброто планиране, които софтуерът осигурява.
• До 10% от времето за товарене: Чрез планиране на доставките разпределяте товарния процес по-равномерно и постигате по-малко претоварени рампи и опашки от шофьори за товарене.
• До 20% в администрацията: Автоматизацията при планирането на маршрута и наличието на цифрови следи улесняват административните задачи, свързани с планирането и проследяването на доставките.

Изчислете спестяванията с Ufleet

Важно: Точният размер на спестяванията ще варира в зависимост от обема на вашите доставки, текущата неефективност и колко професионално и последователно внедрявате и използвате софтуера. При добре планирано и изпълнено внедряване, потенциалът за намаляване на разходите в тези области е наистина голям.

Стъпка 3: Задайте правилно очакванията за вашия бизнес

Как да разберете дали ще спестите 5% или 20%? Бизнесът за доставка е разнообразен, но общите правила са:

• колкото по-малко ефективен процес имате, толкова по-голям е процентът на спестяванията, които получавате (например ако в момента сте оставили на шофьорите сами да си разпределят задачите за деня, можете да спестите над 30%).
• колкото по-голям е бизнесът, толкова по-голяма е сумата пари, която спестявате (бизнес с десетки хиляди доставки на месец, дори да спестява "само" 4-5%, ефективно може да спести десетки хиляди евро годишно).

От опита ни с десетки милиони обработени доставки, обикновено виждаме три групи бизнеси според обема и начина на планиране на маршрутите:

1. Малък бизнес – десетки доставки на ден, планиране с химикалка и хартия и "на око".
2. Среден бизнес – стотици доставки на ден, планиране с Excel.
3. Голям бизнес – хиляди доставки на ден, планиране със софтуер за оптимизация на маршрути.

Всеки от тях може да очаква средно следните спестявания:

1. Малък бизнес: Ако сте малък бизнес, който все още няма изградена система за планиране, буквално "горите" пари. Във вашия случай системата за оптимизация на маршрути може да ви спести поне 20%.
2. Среден бизнес: Ако сте бизнес със среден размер, използващ Excel, Google Maps или друг безплатен инструмент, професионалният софтуер за оптимизация на маршрути може да ви спести около 15-20%. Дори за няколко автомобила това може да достигне над 1,000 € на месец.
3. Голям бизнес: Ако сте голям бизнес, управляващ повече от 50 превозни средства (вътрешни или възложени на външни изпълнители), най-вероятно процесът ви вече е относително ефективен. Въпреки това, в този мащаб, дори 1% оптимизация във всяка част от веригата за доставки може да ви спести хиляди на месец, така че винаги е добра идея да се опитате да подобрите с по-усъвършенствани инструменти.

Как да изчислите възвръщаемостта на инвестицията (ROI) в софтуера за оптимизация на маршрути

Формулата за възвръщаемост на инвестицията

Възвръщаемостта на инвестицията обикновено се изчислява на годишна база със следната формула:

Възвръщаемост на инвестицията (%) = Годишни спестявания ÷ (Разходи за внедряване + Годишни разходи за софтуер) × 100

Имайте предвид, че годишните разходи за софтуер обикновено са базирани на абонамент (месечен или годишен).

Можете също така да изчислите праг на рентабилност на вашата инвестиция - моментът, в който спестяванията ви надхвърлят инвестицията ви. Обикновено отнема 6-9 месеца в зависимост от спецификата на бизнеса, но при по-големи операции може да надхвърли 2 години.

Пример за изчисляване на възвръщаемостта на инвестицията

Компания на име „Зелена Кошница" ООД доставя хранителни стоки в София и населените места от Софийска област. Тя оперира със следните параметри*:

*За по-голяма яснота, предоставяме само най-важните параметри. При подробните изчисления взимаме предвид много други параметри като разход на 100 километра, цена на гориво (към средата на юли 2026), разходи за автопарк, цена на доставка, работно време и др.

**Заплащането е според изследване и данни на НСИ, като сумата е за брутна - реалният разход, който компанията плаща за един шофьор.

Ето как биха изглеждали примерни разходи за въвеждане на софтуера за оптимизация на маршрути в „Зелена Кошница" ООД:

Годишен софтуерен абонамент: 23 126 €
Цената на софтуера за оптимизация на маршрути обикновено зависи от броя доставки, броя превозни средства или комбинация от двете. Когато сравнявате оферти, внимавайте да сравнявате съпоставими неща.

Прогнозни годишни спестявания - оценката се основава на размера на бизнеса, обема на операциите по доставка и предоставените параметри.

Общо спестявания за 1 година: 79 932 €

Възвръщаемост на инвестицията = 79 932 ÷ (16 644 + 23 126) × 100 = 201%

Помислете за нематериалните ползи

Докато някои предимства на софтуера за оптимизация на маршрутите са пряко количествено измерими, като например икономия на гориво и време, други са нематериални, но също толкова важни:

• Модерен и технологичен бизнес: Това сигнализира на клиентите и партньорите, че вашият бизнес е перспективен, професионален и иновативен. Модерното работно място, ориентирано към технологиите, също е по-привлекателно за кандидатите за работа.
• Подобрена удовлетвореност на клиентите: Точните прозорци за доставка и по-малко закъснения водят до по-доволни клиенти и повишена лоялност. Събирането на отзиви от клиенти ви помага да разберете кога клиентите са (не)доволни и защо. Актуализациите в реално време, от друга страна, ви позволяват да действате своевременно в случаи на закъснения или други проблеми. Ето една от историите ни, която илюстрира какво имаме предвид.
• Удовлетвореност на служителите: Софтуерът за оптимизация на маршрути намалява стреса и води до по-предсказуеми работни натоварвания за вашите шофьори и диспечери. Освен това помага на шофьорите да поемат по-голяма отговорност за работата си.
• Операции, базирани на данни: Данните ви помагат да разберете по-добре бизнеса и разходите си, да идентифицирате области за подобрение и да вземате информирани решения относно стратегията си за доставка. В крайна сметка това ви позволява да мащабирате бизнеса си.
• Намалени емисии на CO2: Това ви помага да постигнете по-устойчиви операции на доставка, да имате по-висока репутация и да привлечете екологично съзнателни клиенти и партньори.

Как да увеличите възвръщаемостта на инвестицията в софтуера за оптимизация на маршрути

Закупуването и внедряването на система за управление на доставките не гарантира автоматично висока възвръщаемост на инвестицията. Имате контрол върху това колко полза ще извлечете от софтуера и всичко е във вашите ръце. Нашите съвети:

• Запознайте се с възможностите на софтуера: Изненадващо, много потребители не са наясно с пълните възможности на софтуера, който използват. Това може да доведе до огромни пропуснати възможности за ефективност. Трябва да познавате платформата в детайли, за да се възползвате максимално от нея. Разгледайте го със собственото си темпо или дори по-добре - помолете доставчика за няколко демонстрации.
• Обучете добре екипа си: Уверете се, че всички потребители, от диспечери до шофьори, са добре обучени за функционалностите на софтуера и най-добрите практики. Редовните обучителни сесии могат да помогнат за разкриване и справяне с пропуските в знанията. Това ще помогне на вашия екип да използва софтуера с пълния му потенциал.
• Одит на процесите: Редовните одити на вашите процеси, в идеалния случай поне веднъж годишно, са ключови за максимизиране на възвръщаемостта на инвестицията ви. Трябва да имате предвид, че средата е динамична и това, което е работило в миналото, може да не даде същите резултати днес.
• Помислете за обратната връзка от потребителите: Събирането на обратна връзка от тези, които ежедневно взаимодействат със софтуера - шофьори, диспечери и клиенти - предоставя директна информация за неговата функционалност и области за подобрение. Техният опит от първа ръка е безценен за фината настройка на операциите.
• Бъдете в течение: Уверете се, че системата, която използвате, е технологично напреднала. През последните 5 години имаше много развитие в областта, особено с въвеждането на AI. Ако вашата система е на повече от 5 години и не е въвела значителни подобрения, може би трябва да я преоцените.
• Използвайте анализи: Повечето съвременни системи за управление на доставките включват модули за анализ, предназначени да предлагат по-задълбочени оперативни познания. Не ги подценявайте! Функционалността за анализ ви помага да откриете потенциални проблеми и области, в които процесите може да са недостатъчни. Използвайте тези изводи, за да оптимизирате процесите си.

Как да изберете подходящия софтуер за оптимизация на маршрути

Подходящият софтуер за оптимизация на маршрути ще даде допълнителен тласък на бизнеса ви. Неподходящият ще ви създаде допълнителни оперативни главоболия и дори може да ви навреди.

Кой софтуер е подходящ за вас зависи от много фактори - специфичен бизнес модел, обем на доставка, планове за разширяване и т.н. Разглеждаме подробно тази тема в нашето ръководство за избор на софтуер за оптимизация на маршрути – горещо препоръчваме да го прочетете.

Някои от съветите, които засягаме по-пространно там:

1. Приоритизирайте предизвикателствата си и ги посрещайте едно по едно.
2. Определете целите и задачите си.
3. Вземете под внимание плановете си за растеж.
4. Разграничете задължителните от желаните функционалности.
5. Уверете се, че доставчикът има добре организиран процес по внедряване.
6. Вземете под внимание наличността на поддръжката.
7. Бъдете готови за демонстрацията с въпроси и случаи на употреба, които искате да видите.
8. Възползвайте се напълно от процеса (и не го оставяйте за последния момент).
9. Задайте времева рамка, за да вземете решение и се опитайте да се придържате към него.
10. Подхождайте внимателно към сравнението на цените, за да не сравнявате "ябълки с круши".

Как Ufleet може да ви донесе по-висока възвръщаемост на инвестицията

Ufleet е система за управление на доставките, в основата на която е заложен изкуствен интелект още преди да се говори ежедневно за AI.

Вече 10 години помагаме на бизнесите да намаляват разходите за доставка, да подобряват оперативната си ефективност и да повишават удовлетвореността на клиентите.

Ако искате да научите как можем да подкрепим вашия бизнес, свържете се с нас или изгледайте видеото по-долу.

Често задавани въпроси

🚚 Какво измерва възвръщаемостта на инвестицията при софтуера за оптимизация на маршрути?

Възвръщаемостта на инвестицията измерва рентабилността на софтуера за оптимизация на маршрутите, като сравнява получените финансови ползи със сумата, изразходвана за неговото внедряване и текущите такса за ползване и поддръжка.

🚚 Какви разходи са свързани с внедряването на системата?

Разходите включват такса за инсталация, абонамент за софтуер, потенциални разходи за консултанти за внедряване и мобилни устройства за шофьорите.

🚚 Колко скоро след внедряването мога да видя възвръщаемост на инвестицията?

Обикновено се достига праг на рентабилност в рамките на 6-9 месеца в зависимост от спецификата на бизнеса, както и скоростта и качеството на внедряване. При много големи операции може да надхвърли 2 години, но там ползите също са значителни и се натрупват с времето.

🚚 Трудно ли се изчислява възвръщаемостта на инвестицията в софтуера за оптимизация на маршрути?

Изчисляването на възвръщаемостта на инвестицията в системите за управление на доставките е проста математика ако имате всички необходими входни данни. Трябва да анализирате текущите си разходи спрямо инвестиционните разходи.

🚚 Размерът на моя автопарк влияе ли върху потенциалната възвръщаемост на инвестицията?

Да, по-големите автопаркове често виждат по-значителни абсолютни икономии, но малките и средните автопаркове могат да постигнат по-висок процент на намаляване на разходите спрямо техния размер.

🚚 Мога ли да изчисля възвръщаемостта на инвестицията в софтуера за оптимизация на маршрути без точни данни?

Точните изчисления изискват конкретни данни, но оценките могат да бъдат направени, като се използват средни икономии и индустриални показатели. Можем да помогнем и с това, така че се свържете с нас.